メールとビジネスチャットツールの利用実態調査（従業員数200人以上の企業で、主任クラス以上の会社員・経営者対象）
2019年02月26日サイバーソリューションズは、2018年12月従業員数200人以上の企業で、主任クラス以上の会社員・経営者500名（有効回答500名）を対象とした、「メールとビジネスチャットツールの利用実態調査」を実施しました。
主な調査結果
- メールは96％、電話は95％、ビジネスチャットツール33％の企業が導入、利用している
- メール社内外の連絡頻度の内訳は、社内が66%、社外が34%の割合
- 社内の連絡手段としてメールを使っている理由は、「使い慣れているから」が245名と最多
- メールに対する不満は「見てもらえたかがわからない」「作成に時間がかかる」
- ビジネスシーンのチャットの利用目的・期待することについての上位回答は、「スピーディーなコミュニケーション」が186名、「会議時間の短縮への期待」が104名、「複数人でのコミュニケーション」が101名の順
- 会社非公式の無償チャットの利用率は53％。シャドーITが半数以上の企業で蔓延
調査結果
■ビジネスシーンの連絡手段はメールと電話が未だ主、チャットは 33％が利用
メールは 96%、電話 95％とビジネスで利用している中、チャットは 33%が利用しているが、まだまだ導入は進んでいない状況であることがわかりました。日本のビジネスシーンでは、依然としてメールと電話が主体であることがわかります。
会社として公式にチャットツール、ビジネス向けチャットツールを導入しているかという質問に対しての回答は、
・「全社で導入している」 33%(165 名/500 名)
・「一部で導入している」 20%(101 名/500 名)
・「導入していないが、検討している」 5%(25 名/500 名)
・「導入しておらず、具体的な検討予定もない」が 42%(209 名/500 名)
でした。
■メールの利用内訳は、社内が 7、社外が 3 の割合に。主に社内のやり取りで利用されている
メールの社内外に連絡する使用頻度について質問したところ、割合として、平均値で会社内部 66%、会社外部 34%と、会社内部との連絡の方が、コミュニケーションをとる頻度が高いという結果となりました。
また、社内にメールを使用することにおいてどのような点に魅力を感じるか、という質問に対して、
・「使い慣れているから」 50%(245 名/493 名)
・「全社員のアドレスが社内に共有されている」 47%(230 名/493 名)
・「過去のやりとりの履歴が残り、検索しやすい」 45%(220 名/493 名)
・「同時に多数に送信できる」 43%(212 名/493 名)
・「相手の時間を拘束しない」 36%(178 名/493 名)
などという回答が得られました。階層的な日本企業の組織の特性もあり、会社全員で利用できるメールが、最も合理的で有用、使い勝手がいいということがわかります。
■メールに対する不満は、「見てもらえたかがわからないこと」「作成にかかる時間」
一方、社内連絡にメールを使用することにおいて、どのような点に不満を感じるか、という質問に対して、
・「自分が送信したメールに対して、相手の既読かわからない」 35%(171 名/493 名)
・「メールの作成に時間がかかる（メールの件名、本文、挨拶定型文が煩わしい）」 32%(156 名/493 名)
という回答が得られました。メールはコミュニケーションツールとして社内に深く浸透していることもあり、社内全員が使えることのほか、やりとりの履歴や検索が容易であることを魅力的と感じている一方で、送信後のメールの既読／未読の判断や、メール作成の煩わしさを感じている状況が伺えます。働き方改革の影響もあり、スピーディーなやり取りを求める方が多くなっていることがこの設問の回答から感じられます。
■チャット利用の懸念点は「セキュリティ」「管理面」
チャット未導入者のチャットを利用しない、利用ができないと理由としては、
・「業務に必要性を感じていない（メールや電話で十分に間に合ってしまう）」 35%(81 名/234 名)
・「セキュリティが心配（機密情報の取扱）」 21%(50 名/234 名)
等があげられました。メールや電話で十分と思いながらも、一方ではコミュニケーションの質やスピードへの不満もあるものの、セキュリティ、管理運用の負担などを懸念することが、導入を阻む理由となっています。千、万単位のアカウントの大規模全社導入も可能で、管理の負担が少なく、セキュアな環境で運用が可能な製品が今後市場の拡大の一手となると予測されます。
■ビジネスシーンのチャットの利用目的は？導入した理由はコミュニケーションの効率化
ビジネスチャットツールの利用目的（検討目的）の上位回答 3 件については、
・「スピーディーなコミュニケーション」が 64%(186 名/291 名)
・「会議時間の短縮が期待できる」が 36%(104 名/291 名)
・「複数人での情報共有が容易になる」が 35%(101 名/291 名)
の順となりました。業務効率化を期待した利用目的への選択に集中していることがわかります。
■シャドーIT が半数以上の企業で蔓延。リスク管理が追いついていない状況が浮き彫りに
チャットを導入の有無にかかわらず、会社非公式の無償チャットツールのビジネスでの利用状況については、利用経験がある回答者は 53%となりました。利用経験のある内訳としては、
・「会社内部の方との連絡に日常的に利用している」 26%(131 名/500 名)
・「会社内部の方との連絡に利用することもある」 20%(101 名/500 名)
・「緊急のため会社内部の方との連絡にやむを得ず利用したことがある」 7%(33 名/500 名)
（・「わからない/利用しない」 47%(235 名/500 名)）
という結果となりました。働き方改革が叫ばれる中、業務効率を優先するあまり、会社非公式の無償のチャットサービスを利用した「シャドーIT」が、半数以上の企業で蔓延しており、4 分の 1 の企業では常態化している状況が伺えます。
調査概要
■調査対象: 全国、従業員数 200 名以上の企業に勤務する経営者・ 役員、及び係長・リーダークラス以上の役職者
■調査方法: インターネット調査
■有効回答数 : 500
■調査時期: 2018年12月
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